百格活动：学术会议办会不用愁！学术会议系统使用分享

办学术会议就像搭积木，要对接专家、收论文、排日程，还要管签到、订酒店，稍不注意就乱成一团。有老师吐槽：“以前办场 200 人的研讨会，光统计报名信息就填坏 3 个 Excel，现场签到排半小时队，会后对账算得头都大。” 其实这些麻烦事，用学术会议管理系统就能轻松解决。而百格活动的系统更是 “懂行”，专门针对学术会议的需求设计，新手也能快速上手。

一、学术会议管理系统：办会的 “智能小助手”

学术会议和普通聚会不一样，要对接高校老师、科研人员这些专业群体，流程特别多 —— 从发会议通知、收论文，到现场安排、会后总结，每个环节都不能错。传统人工管理常踩这些 “坑”：

收论文时格式五花八门，要一个个手动改，熬夜改到眼花；
订酒店怕不够用多订几十间，结果空着浪费钱，房损率能到 20%；
现场签到靠手写登记，人一多就排队，还容易漏记、错记；
会后算数据要翻一堆报名表，想知道 “多少人从微信来报名” 都要算半天。

学术会议管理系统就是帮你填这些 “坑” 的工具，相当于一个 “智能小助手”：会前帮你建网页、收论文；会中快速签到、管流程；会后自动算数据、理财务。不用再靠电话催、手写记，办会效率能提一倍还多，某高校用了之后，把 15 天的筹备时间压缩到 3 天。

二、百格活动：把办会的 “麻烦事” 变简单

百格活动做了 7 年会务系统，服务过清华大学、华为这些大机构，办过 1.2 万人的峰会，也接过 20 人的小型研讨会，不管规模大小，都能帮你把细节捋顺。

（一）开会前：不用熬夜加班，准备工作轻松做

建会议网页，通知一键发到位

想让大家知道会议信息？不用找技术人员，百格有 30 多种现成的学术会议模板，选一个改改文字、加个 LOGO，半小时就能搭出专属网页，还能弄独立网址，显得特别专业。网页上能放会议时间、报名入口、论文要求，甚至能连微信公众号 —— 一有新通知（比如 “论文截止只剩 3 天啦”“会议地点改了”），点一下就能推给所有人，不用一个个发邮件、微信群艾特。

清华大学办国际人工智能论坛时，就用这个搭了中英双语网页，12 个国家的参会者都能轻松报名，提交率比行业平均水平高 25%。要是想针对性邀请专家，还能弄 “白名单”，只有收到邀请的人能报名，避免无关人员混入。

收论文、评论文，全程线上搞定

收论文再也不用愁格式乱了！你可以在系统里设好要求：“字数不少于 5000 字，参考文献要标页码”，参会者在线提交时，系统会自动检查，不符合要求就提交不了，省得你后期挨个改。

评论文更方便，专家直接在线打分，还能匿名评审 —— 看不到作者是谁，保证公平。要是两个专家意见不一样，分会主席能在线协调裁决，不用再把论文打印出来来回传。某高校用这个系统管 1200 篇论文，评审周期从 2 周压缩到 3 天，零差错完成。评审结果出来后，系统会自动发通知给作者，他们自己就能在网页上查到，不用你一个个打电话通知。